Warum Printmanagement?

Warum der zentralisierte Einkauf von Druckerzeugnissen, Werbeartikeln und Werbetechnik Sinn macht und wie er den Arbeitsalltag eines Einkäufers erleichtern kann. Ein ernst gemeintes Szenario das wir aber etwas überspitzt darstellen wollen.

Hans ist Einkäufer in einem typischen KMU und neben dem Einkauf von Rohmaterialien zur Produktion auch für den Einkauf diverser Druckerzeugnisse, wie Visitenkarten, Broschüren und Werbemitteln zuständig – Davon weiß Hans noch nichts! Aber der Einkauf erledigt das bisschen doch einfach noch nebenbei!

Wie immer plötzlich und unerwartet, steht die nächste Messe ins Haus! Der Geschäftsleitung fällt nun auf, dass die Broschüre aus dem Vorjahr nicht mehr auf dem aktuellen Stand ist, genügend Exemplare der alten Imagebroschüre sind ohnehin nicht mehr da aber 500 Stück sollten ja für die Messe erstmal reichen. Zudem fehlen noch Visitenkarten für die drei neuen Mitarbeiter und der Messestand ist etwas größer ausgefallen, sodass ja hier spielend noch zwei, drei Rollup-Displays mit den neuen Produkten Platz finden könnten.

Die Liste der noch zu besorgenden Druck- und Werbeprodukte könnte man natürlich noch erweitern, aus Übersichtsgründen verzichten wir hier aber lieber.

Nun ja, Hans wird das sicher noch schaffen!

Die klassische Vorgehensweise

Im günstigen Fall findet Hans die alten Bestellvorgänge für Visitenkarten, Broschüren und Rollups schnell in seiner Warenwirtschaft. Im ungünstigen Fall werden hierfür mehrere Ordner aus den Vorjahren durchsucht und gesichtet. Die Geschäftskarten wurden bei Druckerei A bestellt, die Broschüren bei Druckerei B und die Rollups wurden in dieser Form noch nie bestellt, lediglich andere Displays bei Werbetechniker Z.

Nun macht sich Hans an die Arbeit bei allen 3 Druckereien Angebote zu den benötigten Artikeln einzuholen.

Der erste Versuch …

Antwort auf die Anfrage beim Drucker A – Thema Visitenkarten

Wie die haben wir schon mal gedruckt? 2-farbig, 3-farbig HKS oder Pantone oder vielleicht 4-farbig Skala? 300g Bilderdruck oder 260 g Diplomatenkarton? Die 300g mit Folienkaschierung? Haben wir denn schon Druckdaten? Wie viele und bis wann muss das fertig?

Antwort Druckerei B – Thema Broschüren in Kleinauflage

Im Prinzip natürlich gerne, aber wir sind im Moment gut ausgelastet und für 500 Stück lohnt sich das nicht wirklich, zudem ist die Zeit natürlich auch ein bisschen knapp bemessen. Fragen sie mal besser bei Druckerei Y im Digitaldruck an, wir können das leider nicht anbieten.

Werbetechniker Z, der ein Einzelunternehmen betreibt ist im Urlaub und lässt sich für die nächsten 3 Wochen entschuldigen, grüßt aber freundlich von den Malediven.

Nun, Hans hat jetzt ein Problem, denn neben seinem Tagesgeschäft, das sich vorwiegend um den Einkauf von hochwertigen IT-Komponenten dreht, darf er sich noch ein wenig in das Thema Druckfarbe und Papier nebst Weiterverarbeitung einlesen, eine Anfrage an einen Digitaldruck-Dienstleister formulieren, den er unter Umständen auch erst suchen muss und dessen Qualität er nicht beurteilen kann. Und einen Ersatz für Werbetechnik-Lieferanten Z suchen der ja bekanntlich unter südlicher Sonne seinen Urlaub genießt.

Die Sonnen geht auch für Hans auf, als sein Chef mit den Korrekturen und Änderungswünschen für die Broschüren auftaucht, die er ja mal eben mit der Werbeagentur abklären kann – er bestellt ja schließlich auch die Drucke!

Die Werbeagentur

Aaaaccccchhhhh jaaaaaaaaa, die Agentur – betrieben durch die Tochter der Schwester von Heinz, dem Golfpartner vom Chef. Hier dürfte es ja sicher ein Leichtes sein die gewünschten Korrekturen durchzusprechen und an vernünftige Druckdaten zu kommen, vielleicht kann die Dame ja auch bei den noch offenen Fragen zum Thema Visitenkarten helfen.

Kurzer Anruf um das weiter Vorgehen zu besprechen!

Tuuuuuut – „Das Designstübchen, Sie sprechen mit Susi Sorglos …“

Stille – Hans tropft der kalte Angstschweiß von der Stirn, die piepsende Stimme am anderen Ende der Leitung hat Hans kurzfristig komplett aus dem Takt gebracht!

Gefühlte 10 Minuten später - Hans hat seine Orientierung wiedergefunden und formuliert seine Fragen: „Hans Einkäufer von der Firma YZ, ich rufe an wegen der Broschüren die Sie im vergangenen Jahr für uns gestaltet haben, hier müssten kurzfristig ein paar Änderungen gemacht werden! Zu den Visitenkarten hätte ich auch noch eine Frage. Soll hier nach Pantone, HKS oder Euroskala gedruckt werden – Hat mich die Druckerei gefragt?“

Susi, nun auch etwas orientierungslos, überlegt kurz … : „Ach ja, die Firma von Horst, da hab ich ja wirklich mal was für gemacht. Da muss ich mal schauen, vergangenen Sommer ist mein Computer nämlich mal kaputt gegangen, ob ich die Daten jetzt noch habe weiß ich nicht!“

Hans ansonsten rosige Gesichtsfarbe weicht einer vornehmen Blässe! „Wie die haben Sie vielleicht nicht mehr? Keinerlei Datensicherung, Backups, nicht mal eine CD? Können Sie mir denn mit den Fragen zu den Visitenkarten weiterhelfen?“

Susi unterbricht die hektische Suche am anderen Ende der Leitung: „Hmmm, Pantone, HKS, hab ich noch nie gehört, was soll das sein? - Wissen Sie, eigentlich bin ich ja Nagedelsignerin und das mit der Werbung mache ich mehr so nebenbei, hab ich mir auf youtube selber beigebracht, Design ist ja Design ob ich nun Nägel mache oder Internetseiten und Broschüren gestalte soweit ist das ja nicht voneinander weg, oder!“

Nach weiteren 20 Minuten Telefonat legt Hans enttäuscht auf. Er weiß nun das man Fingernägel nicht schneidet sondern besser feilt (GANZ WICHTIG – immer nun in eine Richtung ansonsten können die Nägel splittern!) aber bei seinem Vorhaben die Broschüre zu ändern, Visitenkarten und Broschüren zu bestellen und einen neuen Werbetechniker zu finden ist er kein Stück weiter gekommen.

Jetz erst einmal Feierabend

Vollkommen demotiviert schaltet er seinen Computer aus und macht sich auf den Heimweg. Nahezu 8 Stunden ergebnisloser Arbeit liegen hinter ihm. Unterwegs entscheidet er spontan seinen Frust mit einem Glas Bier in seiner Stammkneipe herunter zu spülen. Am Tresen sitz schon Kollege Jan. Jan arbeitet auch als Einkäufer in einem kleinen Unternehmen in der Nähe und ist, im Gegensatz zu Hans, bestens gelaunt.

Auch Jan hatte heute die Aufgabe neue Visitenkarten und eine Broschüre zu bestellen, allerdings mit erhöhtem Schwierigkeitsgrad, da die Broschüre vor dem Druck auch noch ins Englische übersetz werden muss. Nichtsdestotrotz sitz Jan gelassen an der Theke und lässt sich ein Feierabendbier nach dem anderen sichtlich entspannt schmecken. Stunden, und natürlich auch einige Gläser später, ist Hans mit der Schilderung seiner Druckanfragen-Odyssee fertig. Jan schüttelt nur verächtlich mit dem Kopf – Warum macht Ihr Euch denn so einen Stress? Ich habe die Korrekturabzüge meiner Visitenkarten schon vorliegen und um das ganze Theater mit den Druckfarben musste ich mich gar nicht wirklich kümmern.

Die Erleuchtung

Wir bestellen solche Sachen immer bei der Idee Medien Logistik hier vor Ort. Die haben alle unsere Druckdaten da, können die natürlich auch ändern und für spezielle Anfragen haben die auch immer eine vernünftige Lösung parat. Die Übersetzung z.B. kommt auch von denen, die realisieren die Sachen schon seit Jahren zuverlässig für uns.

Hans kann mittlerweile nicht mehr ganz geradeaus schauen, sein verschwommener Blick signalisiert dennoch eine gewisse Skepsis! Und? Was macht Ihr wenn Ihr Werbeartikel oder diese verdammten Rollups braucht?

Kein Problem, das machen die auch, immer auf unsere Wünsche zugeschnitten! Die haben ein großes Netzwerk aus Druckereien, Werbeartikel-Herstellern und Werbetechnikern und können deshalb immer liefern, sogar Sonderanfertigungen oder blitzschnelle Kleinauflagen!

Das war nun endlich zu viel für Hans! Die Schilderung seines spektakulären Heimweges sparen wir uns an dieser Stelle.

Der Morgen danach

6.30 Uhr Ortszeit - Schweißgebadet öffnet Hans die Augen, sein eigentlich gar nicht zimperlicher Körper flüstert Ihm leise ins Ohr „Mach das nie nie wieder…“.

Die wenigen Stunden Schlaf waren geprägt von Alpträumen über in Sonderfarben lackierte Fingernägel und Druckverfahren, stilvoll untermalt durch die nervtötende Stimme des Fräulein S. vom Designstübchen.